シートを分割する前に、必要なシート分類項目のみを選択しておく

「xoBlos 逆引き大辞典」の記事で、「シート分割」の手法を記載しました。

Designer:データを分類して別々のシートに出力する(制御シート)
http://xoblos.hatenablog.jp/entry/2016/11/23/152617

営業所(組織レベル3)ごとにシート分割している例ですが、もし営業所が「東北営業所」と「東京営業所」のみシートを作成したいときはどうしたらいいでしょうか?

その場合は、事前の「Excel表から抽出」手順で必要な分類項目のみを選択しておきます。

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Excel表から抽出」手順では、データのスキップ条件を指定できますので、上記のように指定します(NOT「東北営業所」かつNOT「東京営業所」という意味合い)。

データ選択を、否定形とAND結合を使ってスキップ条件で表現する手法ですので、下記の記事も参考にしてください。

Designer:AND、OR、NOTとド・モルガンの法則
http://xoblos.hatenablog.jp/entry/2016/12/27/140805

corabo+Designer:アップロードされたファイルを使用して業務をすぐ実行する


目標(GOAL)

ファイルアップロード画面からファイルをアップロードしたら、そのファイルを使ってすぐに処理(xoBlos業務)を実行したいときがあります。

アップロードしたExcelファイルからデータを抽出したり、ファイルの名前を継承して別名のファイルに出力したりなどです。

coraboでのアップロードページ設定画面

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[業務定義ファイル] に、ファイルアップロード時に実行する「業務定義ファイル(xbt/xob ファイル)」を指定します。

Designerでのシステム変数設定と手順設定

実行する「業務定義ファイル(xbt/xob ファイル)」は、Designerで通常通り定義しますが、少し留意点があります。

実際にアップロードしたファイルが、指定した対象フォルダーに置かれるのは、xbt/xob 業務が正常終了した後となります。

参考記事

corabo:アップロードファイルの取り扱い http://xoblos.hatenablog.jp/entry/2020/01/14/114902

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このため、「a.値の名前(必須)」の右側プルダウンリストから、システム変数を選択して設定します。(「SYS_INPUTFILE」、「SYS_UPLOADNAME」、「SYS_WKDIR」など)

xbt/xob 業務の手順では、入力ファイルとして「SYS_INPUTFILE」の値を使用することができます。

ファイルのコピー」手順で、

コピー元ファイル名 $(val:SYS_INPUTFILE)

コピー先      $(val:SYS_WKDIR)\$(val:SYS_UPLOADNAME)

のように設定すると、アップロードされたファイル名通りで扱いやすくなります。

SYS_INPUTFILE」には、フルパス(ファイル名は一時的な _tmpUpldFile.xlsx のような名前) が設定されていますので、

【悪い例】

コピー元ファイル名 $(val:SYS_INPUTFILE)

コピー先      $(val:SYS_WKDIR)\ <FILENAME>

のような指定は行わないようにしてください。

[一度に複数のファイルアップロードをする] 場合の留意点

ファイルアップロード時に業務実行するケースで、corabo アップロード設定画面で、 [一度に複数のファイルアップロードをする] をチェックオンにし、複数のファイルをアップロードする場合には留意点があります。

複数のファイルをアップロードして xbt/xob 業務を実行する場合、その xbt/xob 業務は、アップロードする1ファイルに付き1回、8個のファイルをアップロードするときは8回実行されます。

このため、出力ファイルを固定の名前にしての、同名ファイル出力方式は避け、出力ファイル名に入力ファイル名を含ませたり、ユーザー名+タイムスタンプを付与して上書きを阻止する方式をとる必要があります。

業務手順冒頭の「ファイルの削除」手順で、

削除するファイル名 入力フォルダー\*

のような指定だと、ファイル8個アップロードの例だと、7回目までのアップロードファイルを削除してしまい、最後の8回目のファイルだけが残る結果になります。

[一度に複数のファイルアップロードをする] 要件の場合は、上記のようなアップロードフォルダーのファイル削除手順は使用しないようにしてください。

部門別業務例「経営企画部門」

経営企画部門は、財務・経理部門と並んでxoBlosの導入数の多い部門です。

資料へのリンク

XOBMAP 経営企画部門

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部門別業務例と関連キーワード

予算実績管理、予実管理業務

「予算実績管理」「予実管理」と呼ばれる業務が、多くのビジネスシーンに登場することは、皆様ご存知と思います。

予算実績管理とは、予算実績を比較して達成率差異を明らかにすることです。予算実績比較表をもとに、差異を修正するために効果的な方法を検討することが多いのは、経営者や経営層の管理者、営業責任者などです。

多くの企業には、経営企画部、経営企画室、経営戦略室といった名前の経営企画部門が存在し、「予算実績管理」業務を遂行しています。

そして、経営企画部門が抱えている典型的で煩雑な業務を徹底的にサポートする要件を満たすことにより、xoBlos(ゾブロス)を選ばれる企業様が多いのです。

予算編成業務

通常の企業では、トップダウンの「割付け予算(演繹予算)」と、ボトムアップの「積上げ予算(帰納予算)」をぶつけ合い、ダイナミックに予算編成を行うのが普通です。

従業員数が多く、部門数が多く、製品・サービス数が多い企業ほど、部門構成や製品構成別の予算編成業務が、煩雑で過酷な作業になりがちです。

予算計画を入力し、調整し、予算編成を遂行できる良いソフトウェアがあまりないため、多くの企業では、予算編成業務をExcelを使って行うことが多いのも、この業務の過酷さを増大させている大きな原因となっています。

経営層が経営目標・経営戦略を基にした「割付け予算」を設定するためには、前年度や前々年度の実績金額、その年の計画との差異などを見て、 将来に向けてどの部門、どの製品・サービスにどれだけの企業エネルギーを注入すべきかを判断する必要があります。

「割付け予算」を各拠点にメール添付Excelファイルで配布し、各拠点で入力された調整金額をメール添付Excelファイルで収集し、「積上げ予算」をExcelで集計し、予算編成を行い、企業の予算計画を設定するという、考えただけで大変で手間のかかる業務です。

xoBlos(ゾブロス)を導入することにより、この煩雑で過酷な作業を効率化し、担当者の作業時間を低減し、企業の予算編成という企業エネルギーの源となる業務を刷新し、 組織イノベーションを達成された企業様も多いのです。

Designer:xoBlosViewer での前ゼロ表示について(バージョンアップ情報)

xoBlos クライアント(Designer)の抽出結果表示画面で、テーブルのアイコンクリックで開く xoBlosViewer に関してです。

列の内容を数値として判断する必要があったため、前ゼロの含まれる項目で前ゼロが表示されないケースがあるという仕様でしたが、v1.7.4.1 (2019/11/01) からは、前ゼロが表示される仕様となりましたので、お知らせします。

 

Designer:キーの走査

キー項目はあらゆる場所で問われる

前回、キー項目の重要性をお話しました。抽出の段階ではキーワード『非空白判断行』『非空白判断列』をあてるべき項目に対し問われ生成の段階では「分類/見出し/エリアキー項目」に対し問われる事項です。途中で空白があって仕舞っては、正しく抽出も生成も行えません。

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生成では更に、雛形シート側にも問われる事項があります。既存変更生成の要件で、上図のような入力データと雛形シートがある場合、項目の「ねこ」は分類、「とおりみち」は見出し、「じょうきょう」は DATA と『区分』に設定し、各キー項目の末尾である "くろ" と "魚屋" の交点を『対象部分の右下』とするのが適当です。分類列の "たま" から "くろ" までと、見出し行の "一丁目" から "魚屋" までを処理範囲に及ばせるのは、値のマッチングを行う為です。これを、キー走査と表現します。

しかし入力データに "くろ" のデータがあるのにも拘わらず、上図生成の結果シートのとおり、"くろ" のデータは出力されませんでした。これは紫背景セルのとおり、キー走査範囲の行/列上に空白が発生すると直前のセルで走査を止めて仕舞うという仕組みになっている為です。主要な情報に空白があり得ない面が、このような所にも意識されているという訳ですね。

空白の対策は、以下のような例になります。

値を入れておく‥‥他データに影響の無い文字をいれておきます。印刷面を気にする場合は、背景色と合わせた文字色にしておきます。
処理列を設ける‥‥キー走査用に雛形シート上に別途処理列を設け、非表示にしておきます。そこに予めキー値を埋めておきます。

部門別業務例「財務・経理部門」

財務管理は、企業における経営管理の一環をなし、財務計画の設定に始まり、日々の経理記録が続き、実施結果に対する期間ごとの財務統制で一旦終了する、大切で終わりなき業務です。「財務・経理部門」でのxoBlos適用例をまとめましたので、参考にしてください。

資料へのリンク

XOBMAP 財務・経理部門

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部門別業務例と関連キーワード

 

財務・経理部門は、経営企画部門と並んでxoBlosの導入数の多い部門であり、財務・経理部門のお客様で、xoBlosを利用される事例として代表的な業務を次に挙げます。

  • 管理会計(予算財務諸表の作成)
  • 仕訳データ作成と会計ソフトへの連携
  • 資金繰り表など、会計ソフトを補助する帳票出力

管理会計(予算財務諸表の作成)

企業の投資資本、収益、費用についての有効度を収益性によって示し、評価し、経営者が判断するという、極めて重要な部分を司るのが管理会計であり、この管理会計の分野でExcelを多用している皆様も多いのではないかと思います。

管理会計」という呼び方をせず、経営企画部門や財務・経理部門での「予算実績管理」業務の一環として管理会計を捉えている企業も多く、ただ今準備中の「経営企画部門」適用例にも掲載予定です。

呼び方や担当部門が違うにしろ、予算財務諸表損益計算書予算、 貸借対照表予算、キャッシュフロー計算書予算)を作成している企業にとって、xoBlosの導入が効果的なことは多くの企業で実証されています。

仕訳データ作成と会計ソフトへの連携

財務・経理部門でExcelが多く使われる理由として、次のような点が挙げられます。

会計ソフトを導入していても、そのソフトですべての財務・経理業務を行えるわけではなく、補助的な帳票、二次的な帳票はExcelで作成することが多い

会計ソフト以外でも、給与ソフト、経費精算ソフト、原価管理ソフト、生産管理ソフト、ワークフローシステム、ERPパッケージ、グループウェアなどから、CSV形式でデータを取り出し、Excelで加工して会計ソフトに連携入力することが多い。

つまり、Excelを財務・経理業務にとっての会計データのハブにしている企業が多いということです。

Designer:CSVファイルの2行目以降(データ行)を出力する

前回の記事で、CSVファイルの1行目(ヘッダ項目行)を切り出す方法を記載しました。

Designer:CSVファイルの1行目(ヘッダ項目行)を切り出す
http://xoblos.hatenablog.jp/entry/2020/02/11/100044

同様の手法で、CSVファイルの2行目以降(データ行)を出力するには、typeコマンド(またはGet-Content コマンド)を次のように記述します。

実行するファイル:%ComSpec%
コマンドライン引数:/c powershell (type "INPUT\in.csv")[1..((type "INPUT\in.csv").Length-1)] > "WORK\body.csv"

[開始行番号..最終行番号] 形式で、0番始まりの行番号を指定していて、開始行番号は 1(2行目)で明白ですが、最終行番号の指定方法がちょっとわかりにくいですね。Lengthでファイルの全体行数をとれるので、Length-1で最終行番号が取得できます。

入力ファイルパスを2カ所に指定しなければならないため、業務変数で INPUT_CSV のような変数を設定しておき、次のように記述するとスマートです。

実行するファイル:%ComSpec%
コマンドライン引数:/c powershell (type "$(val:INPUT_CSV)")[1..((type "$(val:INPUT_CSV)").Length-1)] > "WORK\body.csv"